कार्य ईमेल में आपको तीन शब्दों का उपयोग कभी नहीं करना चाहिए- और इसके बजाय क्या कहना है

इतने निष्क्रिय-आक्रामक होने से रोकने के कई तरीके हैं।

१८०८२२-ईमेल-प्रतिक्रिया १८०८२२-ईमेल-प्रतिक्रियाक्रेडिट: -गोल्डी—गेटी इमेजेज/आईस्टॉकफोटो

आप किसी सहकर्मी, बॉस, संभावित ग्राहक, ग्राहक, संभावित नियोक्ता से प्रतिक्रिया प्राप्त करने की प्रतीक्षा कर रहे हैं।



यह एक समय हो गया है। आपने अपने जंक फ़ोल्डर की जांच कर ली है। वहां कुछ भी नहीं।



क्या वे आपको जानबूझ कर टाल रहे हैं? क्या वे भूल गए? क्या यह नहीं है? क्या वे आपके द्वारा रखे गए विचार से नफरत करते हैं? क्या वे आपसे नफरत करते हैं? आप निश्चित रूप से केवल इतना जानते हैं कि आप एक उत्तर चाहते हैं, लेकिन आप धक्का-मुक्की के रूप में सामने नहीं आना चाहते हैं।

ऐनी टेरेसा डी कीर्समाकर बेयोंसे

तो आप उन्हें उन तीन घातक शब्दों के साथ एक नोट छोड़ दें: अभी चेक इन कर रहा है।



'बस यह देखने के लिए जांच कर रहा हूं कि आपको मेरा चालान मिला है या नहीं।'
'बस यह देखने के लिए चेक इन कर रहा हूं कि क्या आपने वह रिपोर्ट पूरी कर ली है जो मैंने मांगी थी।'
'बस यह सुनिश्चित करने के लिए चेक इन कर रहे हैं कि आप मीटिंग में आ रहे हैं।'
'बस चेक इन कर रहा हूँ - क्या आपको यह मिला है, और क्या आप मुझसे मिल सकते हैं?'

जब हम कहते हैं 'बस चेक इन', हम वास्तविक संदेश को नरम करने की कोशिश कर रहे हैं: 'मुझे अनदेखा न करें। मुझे जवाब चाहिए, पहले से ही!'

हालांकि इसका मतलब सौम्य होना है, 'बस चेक इन' करना कपटपूर्ण के रूप में सामने आता है। 'जस्ट' एक ऐसा शब्द है जिसका इस्तेमाल हम आदतन अपने कहने को कम करने के लिए करते हैं। और 'चेक इन' में एक आकस्मिक, 'कोई बड़ी बात नहीं' है। साथ में, जब आप स्पष्ट रूप से कुछ चाहते हैं तो वाक्यांश झूठा बजता है।



तो आप निष्क्रिय-आक्रामक नाग के बिना कैसे अनुसरण कर सकते हैं? यहां सही अनुवर्ती ईमेल तैयार करने के चरण दिए गए हैं।

अपने आप को दूसरे व्यक्ति के जूते में रखो।

आपके अपने इनबॉक्स में कितने आइटम उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं? हर कोई व्यस्त है। दरार से चीजें गिरती हैं। याद रखें कि इस व्यक्ति का ध्यान एक अरब अलग-अलग तरीकों से बंटा हुआ है, और वे शायद आपसे एक तरह की याद दिलाने पर ध्यान नहीं देंगे।

मेरे दोस्त, एक पत्रकार - हम उसे लिसा कहेंगे - ने हाल ही में इस परिप्रेक्ष्य बदलाव को मददगार पाया। वह निराश थी क्योंकि उसने एक शीर्ष पत्रिका संपादक के साथ एक बैठक निर्धारित की थी, और संपादक ने तीन बार रद्द कर दिया था।

लिसा अभी भी अपने पिछले दो ईमेल से पुनर्निर्धारण के लिए वापस सुनने का इंतजार कर रही थी और सोच रही थी कि वह एक साइको की तरह आए बिना तीसरी बार कैसे अनुसरण कर सकती है। 'सबसे पहले,' मैंने लिसा से कहा, 'आइए मान लें कि संपादक, यह तय करने के बजाय कि आप मिलने लायक नहीं हैं, बस इंसान हैं।'

मानव होना इंगित करता है कि आप हैं:

  1. अपने ईमेल की जाँच करने के आदी, जिनमें से कई आप किराने की दुकान पर लाइन में रहते हुए खोलते हैं और आमतौर पर अपठित के रूप में फ़्लैग करते हैं, लेकिन कभी-कभी ऐसा करना भी भूल जाते हैं, खासकर जब आपको पता चलता है कि कैशियर 'अगला ग्राहक' चिल्ला रहा है और यह आप हैं। यहां तक ​​​​कि अगर आप अपने डेस्क पर वापस आने पर उस ईमेल का जवाब देना चाहते थे, तो यह अब नए के नीचे दब गया है।
  2. सभी चीजों से अभिभूत।
  3. आभारी होने के बजाय, नाराज़ होने के बजाय, जब कोई आपको याद दिलाता है - एक अपराध-मुक्त तरीके से - कि वे एक उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं।

'इससे ​​मुझे अच्छा महसूस होता है,' लिसा ने कहा। 'तो क्या मुझे ऐसा कुछ कहना चाहिए, 'अरे, बस चेक इन कर रहा हूँ?'

मैंने लिसा के लिए कुछ लिखा है जो मुझे लगता है कि अधिक प्रभावी है:

नमस्ते [पहला नाम],

एक [नज, नाग, कीट] होने के जोखिम पर, मैं इसे आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर वापस भेज रहा हूं।

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मुझे पता है कि आपके जाने से पहले आपको कितना काम करना होगा, और मुझे उम्मीद है कि मैं उस समय आपके सामने अपना विचार रख सकता हूं।

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यदि किसी व्यक्तिगत बैठक को अभी शेड्यूल करना कठिन है, तो क्या फोन पर बात करना आसान होगा? मुझे बस [संख्या] मिनट चाहिए, और मैं किसी भी समय आपके लिए काम करने के लिए उपलब्ध हो सकता हूं।

वापस सुनने के लिए तत्पर हैं।

बहुत बहुत धन्यवाद,
लिसा

वो कर गया काम! लिसा ने संपादक से वापस सुना, और एक बैठक की।

सीधे रहें लेकिन समझदार बनें।

'बस चेक इन' कहने के बजाय, यहां कुछ विकल्प दिए गए हैं जो अधिक प्रामाणिक लगते हैं। हर एक ताड़ना के बिना याद दिलाने का महत्वपूर्ण काम करता है। कुछ अधिक बटन वाले हैं, कुछ अधिक परिचित हैं। प्राप्तकर्ता के साथ अपने संबंधों के आधार पर किसी एक को चुनें।

  • मैं यह देखने के लिए वापस चक्कर लगा रहा हूं कि क्या आपको इस बारे में सोचने का मौका मिला है।
  • मैं इसे वापस आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर फ़्लोट कर रहा/रही हूं.
  • मुझे पता है कि आपकी थाली में कितना है, इसलिए मैं इसे फिर से आपके सामने रख रहा हूं और मुझे आपका लेना अच्छा लगेगा।
  • मैं इस बारे में आपसे संपर्क करना चाहता था [विचार, मुद्दा, परियोजना, घटना]।
  • [अत्यधिक, एक नाग, एक कुहनी] होने के जोखिम पर, मैं यह देखने के लिए फिर से आपके इनबॉक्स में आ रहा हूं कि क्या हम इसे आगे बढ़ा सकते हैं।
  • मुझे आशा है कि आपके साथ चक्कर लगाने का यह उपयुक्त समय है।
  • मुझे उम्मीद है कि इस बातचीत को फिर से शुरू करने का यह एक अच्छा समय है।
  • नमस्ते! मैं यहां आपको इस बारे में फिर से परेशान करने के लिए हूं।

एक आसान उत्तर, एक आउट, या एक विकल्प प्रदान करें।

अक्सर, लोग ईमेल का जवाब नहीं देते क्योंकि इसके लिए एक लंबे, विचारशील उत्तर की आवश्यकता होती है। इनमें से किसी एक विकल्प के साथ उनकी प्रतिक्रिया को यथासंभव सरल बनाएं।

  • यदि किसी व्यक्तिगत बैठक को अभी शेड्यूल करना कठिन है, तो क्या [१०, २०, ३०] मिनट के लिए फ़ोन पर बात करना आसान होगा?
  • यदि अभी अच्छा समय नहीं है, तो मैं अगले सप्ताह फिर से खुशी-खुशी अनुवर्ती कार्रवाई करूंगा। अगर यह आपके लिए काम करता है, तो बस मुझे 'हां, अगले सप्ताह' के साथ वापस हिट करें और मैं तब आपके साथ वापस जांच करूंगा।
  • अगर मैं इस सप्ताह वापस नहीं सुनता, तो मैं मान लूंगा कि यह अभी के लिए एक पास है।
  • अगर कोई और है तो मुझे इसे निर्देशित करना चाहिए, कृपया मुझे एक नाम दें और मैं खुशी से इसे उनके साथ ले जाऊंगा (मैं आपको आगे-पीछे छोड़ने का वादा करता हूं)।

इन वाक्यांशों ने मुझे . से संबंधित अनुवर्ती ईमेल भेजने और प्राप्त करने, दोनों में मदद की है मेरा कॉपी राइटिंग बिजनेस .

यदि आप अभी भी अटके हुए हैं, तो इन रिक्त स्थानों को भरें।

संभवत: आपके पास एक ईमेल है जिसका आपको अभी अनुसरण करने की आवश्यकता है, इसलिए यहां एक टेम्प्लेट है जिसका उपयोग आप इसे अपनी टू-डू सूची से हटाने के लिए कर सकते हैं।

नमस्ते [पहला नाम],

ब्लैक गर्ल्स रॉक ट्रेसी एलिस रॉस

[झुकाने, आपको परेशान करने, आपको पागल करने, अत्यधिक लगातार बने रहने] के जोखिम पर, मैं [पीछे चक्कर लगा रहा हूं, पीछे चल रहा हूं, इसे अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर ले जा रहा हूं, इसे फिर से आपके सामने रख रहा हूं, खुशी-खुशी आपका शिकार कर रहा हूं। ].

मुझे पता है कि आप कितने व्यस्त हैं [यदि संभव हो तो विशिष्ट विवरण भरें]।

[वैकल्पिक: प्रशंसा जोड़ें, जैसे: वैसे, मुझे आपकी हाल की पोस्ट, बातचीत, साक्षात्कार पसंद आया। इतना प्रेरक!]

इसे आपके लिए यथासंभव आसान बनाना पसंद करेंगे। क्या यह बेहतर होगा यदि हम [संवाद करने का वैकल्पिक तरीका सुझाएं]?

वापस सुनने के लिए तत्पर हैं। [वैकल्पिक: एक आसान आउट की पेशकश करें, जैसे: यदि मैं नहीं करता, तो मैं मान लूंगा कि यह अभी के लिए पास है या यदि यह अच्छा समय नहीं है, तो शब्द बोलें और मैं अगले महीने वापस चक्कर लगाऊंगा।]

धैर्य के साथ धैर्य को संतुलित करें।

अनुवर्ती कार्रवाई करना हमेशा ठीक होता है, खासकर यदि आपने संकेत दिया है कि आप करेंगे। लेकिन ऐसा करने से पहले, इस प्रश्न पर विचार करें: क्या अभी उत्तर प्राप्त करना वास्तव में अत्यावश्यक है, या आप सही हैं चाहते हैं एक? स्वयं के साथ चेक इन करना सहायक होता है.

बस 'बस चेक इन' न कहें।

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